Laserfiche WebLink
Contract Agreement RouƟng/Review Checklist      Dept_______  <br />             FIN   _______  <br />  <br />RouƟng Sequence <br />o (IT/CAO/Finance) ‐> Department ‐> Finance ‐> City AƩorney’s Office ‐> City Manager’s Office ‐> City Clerk’s Office  <br />  <br />  <br />1. Contractor/Vendor Name:  __All City Management Services, Inc.___           Munis Contract Number: ___2020035________    <br />If no Munis Contract Entry, briefly explain why   ______________________________________________________________  <br />Department Staff Contact: Heather DeQuincy ___________________   Business License Info: _______________________  <br />  <br />2. Funding Source  <br />a. What is the funding source(s) for this contract?    <br />Org:  00122501      Object:  430102     Project:    <br />  <br />3. Contract Agreement/Amendment  <br />a. Is the finalized Contract Agreement or Amendment Agreement (Signed by vendor) aƩached? Yes   <br />b. Has the CAO been consulted to review and finalize the contract?1   Yes   If not, why not?2  <br />_____________________________________________________________________________________________  <br />c. If a contract involves a purchase or subscripƟon of soŌware/hardware, has IT reviewed?   NA   If not, why not?  <br />_____________________________________________________________________________________________  <br />d. Has it been signed by a vendor/contractor already?  Yes    If not, why not?    <br />_____________________________________________________________________________________________  <br />  <br />  <br />4. SupporƟng DocumentaƟon  <br />a. Is a current CerƟficate of Insurance included in this review packet?  Yes    If not, why not?  <br />An RFP was conducted in 2019 at the iniƟaƟon of the contract__________________________________________  <br />b. If a contract or purchase order amount is greater than $10,000, is bid quote summary/documentaƟon, showing  <br />bids from at least three vendors/contractors, included?  If not, is   <br />i. The completed Sole Source JusƟficaƟon form included?  No  <br />ii. This uƟlizing the cooperaƟve purchasing program?  Y/N   If so, include relevant documentaƟon(s).  <br />c. Has the council already approved this contract or purchase?3 If so, include a copy of the final city council agenda  <br />report in the packet. n/a  <br />d. Is Surety/Performance Bond(s) required?  No   If yes, include document(s).  <br />  <br />  <br />  <br />E‐mail InformaƟon <br /> Finance:    FINContracts@cityofpleasantonca.gov <br />Shsieh@cityofpleasantonca.gov (if Sole Source JusƟficaƟon form is included) <br /> City AƩorney’s Office: Contracts@cityofpleasantonca.gov <br /> City Manager’s Office: CMContracts@cityofpleasantonca.gov <br /> City Clerk’s Office: ClerkContracts@cityofpleasantonca.gov <br /> <br />  <br />1 If using contractor’s or vendor’s contract agreement form, CAO must review first before finalizing.  <br />2 If there are no changes to terms & condiƟons of the current city’s contract agreement template and the overall contract amount is  <br />under $10,000, CAO review is opƟonal.  <br />3 For any contract over $100,000, council approval is required.  <br />DocuSign Envelope ID: 25A17645-ED2B-4E8D-92D8-77ED313F9706